Presenta: Felipe Muñoz · Innovación y Tecnología
01 / POR QUÉ EXISTE ESTE SISTEMA
PARA QUE NADA SE PIERDA
Este sistema existe para que cada cliente, conversación, cotización, tarea, visita e instalación quede correctamente registrada y pueda ser gestionada por el área comercial sin omisiones.
EVITAMOS
Leads sin respuesta.
Cotizaciones sin seguimiento.
Información dispersa.
Clientes perdidos por falta de trazabilidad.
Procesos dependientes de la memoria.
Lo que no queda registrado, no se puede controlar.
02 / EXPERIENCIA DEL CLIENTE
DEL LEAD AL PROYECTO
01LeadPrimer contacto
02ContactoDatos completos
03CotizaciónPropuesta enviada
04SeguimientoTarea activa
05CierreGanado / perdido
06ProducciónEjecución GP
El CRM no es una base de datos. Es el mapa de la relación comercial.
03 / REGLA DE ORO GP
LO QUE NO ESTÁ EN EL CRM, NO EXISTE.
Todo mensaje comercial debe convertirse en una acción trazable: respuesta, nota, tarea, contacto, trato, cotización, cierre o seguimiento.
04 / CULTURA DE RESPUESTA GP
RESPONDER A TIEMPO
8:00 AMAterrizar pendientes de cada asesor.
8:30 AMRevisar CRM y responder leads oportunamente.
9:00 AMSocializar pendientes del equipo comercial.
9:30 AMRemercadeo a cotizaciones enviadas.
CADA HORAActualizar CRM y revisar nuevos leads.
05 / REVISIÓN DE LEADS
MENSAJES, RESPUESTA Y TIEMPO
TRES VERIFICACIONES
Revisar la opción de mensajes.
Asegurarse de que los mensajes estén respondidos por nosotros.
Estar atentos a la franja horaria y el tiempo de llegada del mensaje.
Un lead sin respuesta es una oportunidad que se enfría.
06 / DILIGENCIAR DATOS
LA INFORMACIÓN DEFINE EL LEAD
CUÁNDO
Una vez abordada la conversación con el cliente, debemos diligenciar los datos en el apartado “Más información”.
PARA QUÉ
Esta información permite determinar la naturaleza del lead, clasificar mejor la oportunidad y mejorar el seguimiento comercial.
Sin datos completos no hay lectura comercial confiable.
07 / CREAR CONTACTO
TODO CLIENTE DEBE QUEDAR IDENTIFICADO
REGLAS CLAVE
Si el cliente llega por un canal diferente al CRM, igual se debe registrar.
El campo apellido debe estar diligenciado para poder guardar.
El contacto se crea una vez se envía la propuesta.
Esto permite evidenciar correctamente los pipelines.
08 / CONVERTIR POSIBLE CLIENTE
DE LEAD A TRATO
01Recopilar información
02Crear contacto
03Crear trato
04Asignar NX
05Completar pipeline
El nombre del trato debe tener la NX correspondiente y el nombre exacto usado en Nexwil.
09 / FASES DEL EMBUDO COMERCIAL
PIPELINE GP
LEAD Nuevo
CONTACTADO Respuesta
REUNIÓN Agendada
DIAGNÓSTICO Realizado
PROPUESTA En desarrollo
ENVIADA Cotización
NEGOCIACIÓN Ajustes
CIERRE Ganado / perdido
Esto debe actualizarse constantemente según el avance real de la propuesta.
10 / VISTA GENERAL DE TRATOS
VER EL EMBUDO PARA DIRIGIR LA GESTIÓN
VISTA GENERAL
El tablero permite revisar el estado general del embudo comercial, oportunidades activas y avance del equipo.
REVISIÓN DEL TRATO
Validamos que cada trato esté correctamente diligenciado antes de avanzar en la gestión comercial.
11 / CREACIÓN DE TAREAS
NINGUNA OPORTUNIDAD SIN SEGUIMIENTO
CUÁNDO CREAR TAREA
Después de enviar una cotización.
Cuando falta confirmación del cliente.
Cuando se programa instalación o visita.
Cuando el negocio queda en revisión.
Cuando se requiere coordinación interna.
IMPORTANTE
Se debe habilitar el recordatorio. Zoho enviará correos y recordatorios en el chat del CRM.
12 / REGISTRO OPERATIVO
NOTAS, ARCHIVOS Y ACTIVIDADES
NOTAS INTERNAS
Conservan el contexto importante de cada oportunidad.
ACTIVIDADES
Tareas, reuniones o llamadas abiertas que garantizan seguimiento.
ARCHIVOS ADJUNTOS
Cotizaciones, OC, comprobantes, artes finales y soportes importantes.
13 / CIERRE DE TRATOS
CERRAR TAMBIÉN ES APRENDER
CERRADO GANADO
Cuando el cliente aprueba, se confirma valor, soporte, comunicación interna y siguiente paso operativo.
CERRADO PERDIDO
Cuando no avanza, debe cerrarse con motivo claro para retroalimentación comercial.
Cerrar siempre los tratos es vital para la retroalimentación comercial.
14 / VISITAS E INSTALACIONES
TRAZABILIDAD ANTES DE PROGRAMAR
REGLAS DE PROGRAMACIÓN
Socializar la información con la Coordinadora Administrativa y Operativa.
Si no es posible, alinear con líder de área y líder de producción.
Toda solicitud debe tener NX creada.
La información debe quedar por escrito usando los formatos establecidos.
15 / IMPORTANTE
ACTUALIZAR EL CRM ES OBLIGATORIO
El diligenciamiento diario y completo del CRM antes de finalizar la jornada hace parte de los procesos del área comercial. Esta información permite evaluar la gestión, hacer seguimiento a proyectos y conectar ventas con producción.